+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как формируется состав регистрационного номера входящих исходящих и внутренних документов

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую или органы власти. Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс — и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Довольно часто в нашу редакцию поступают письма с вопросами о том, каким образом следует присваивать номера письмам, приказам, протоколам и прочим документам, которые создаются в кадровом делопроизводстве компании. В связи с этим в данной статье расскажем, зачем нужно присваивать номера документам и как это правильно сделать, уделив особое внимание приказам.

Регистрация документов

Регистрационный номер является обязательным реквизитом любого организационно-распорядительного документа. Регистрация документов осуществляется путем проставления на документе даты и регистрационного номера индекса с записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Цель регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта получения или отправки документа, обеспечение его учета, контроля и поиска.

Поступившие документы регистрируются в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. Регистрация документов производится в зависимости от названия вида документа, автора и содержания в пределах групп документов.

Отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящей организации, приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Документы, полученные из вышестоящих организаций, поступающие на рассмотрение руководителя организации и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Наиболее распространенным способом регистрации документов являются регистрационно-контрольные карточки традиционные и электронные , используемые для всех видов документов.

Такие карточки имеют ряд очевидных преимуществ: они легко подвергаются механизированной обработке, их можно группировать в картотеки, что ускоряет поиск необходимой информации, особенно при больших объемах документооборота.

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:. В зависимости от характера документа и задач использования информации состав основных реквизитов регистрации может дополняться следующими реквизитами:.

При регистрации обращений граждан вводятся их фамилии, имена, отчества, адреса, в том числе электронные e-mail , телефоны, актуальные при электронных обращениях граждан. В соответствии со ст. При регистрации отправляемых документов записывается название организации и структурного подразделения должностного лица — автора документа.

При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации. В графе "Дата документа" в регистрационно-контрольную карточку переносится дата, присвоенная документу организацией — автором документа.

В графе "Регистрационный номер документа" в регистрационно-контрольную карточку переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией — автором документа.

На входящих документах эти же данные заносятся в регистрационный штамп. В графе "Заголовок к тексту" указывается заголовок к тексту документа, а при его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова. Графа "Резолюция" заполняется после просмотра документа руководителем.

В ней указываются содержание поручения, фамилии исполнителя, автора поручения и дата резолюции. В графе "Срок исполнения" проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, а при его отсутствии — типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. Графа "Отметка об исполнении" содержит краткую запись о решении вопроса по существу, в нее переносятся регистрационный номер и дата исполнения созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный номер входящего и отправляемого документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Внутренние документы регистрируются отдельно по видам документов: например, приказы по основной деятельности, протоколы заседаний коллегии и т.

В практике организаций используются не только контрольно-регистрационные карточки, но и журнальная, электронная формы регистрации. Журнальную форму регистрации используют в организациях, документооборот которых составляет менее документов в год.

Журналы регистрации ведутся отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов. Листы журнала, начиная со второго, нумеруются в правом верхнем углу. Все листы прошиваются прочными нитками, их концы выводятся на последний пронумерованный лист с обратной стороны и склеиваются бумажным квадратом, в середине которого ставится печать организации. Правильность оформления заверяется надписью: "В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью Надпись подписывает делопроизводитель или секретарь.

После последней регистрационной записи в журнале делается, например, следующая надпись: "В данном журнале зарегистрировано документов с вх.

Случайно пропущены номера 5 и 80", указываются название должности, подпись и расшифровка подписи делопроизводителя секретаря. Все регистрационные журналы имеют номер по номенклатуре дел. Оформление обложки журнала включает название журнала, наименование организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, который размещается в верхнем нравом углу обложки. В правом нижнем углу указываются даты начала и окончания журнала в соответствии с числами первого и последнего зарегистрированных в журнале документов в пределах календарного года.

Подлежащие регистрации документы должны быть перечислены в инструкции по делопроизводству организации с указанием места их регистрации.

Обязательность ведения журнальной формы регистрации трудовых книжек и вкладышей к ним нормативно закреплена Постановлением о трудовых книжках. Форма журнала "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним" утверждена постановлением Минтруда России от Главная Документоведение Основы делопроизводства.

Язык служебного документа. Регистрация документов Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время, в организации должна быть построена рациональная поисковая система.

Современная информационно-поисковая Документирование управленческой деятельности Формы регистрации документов Ввод документа в информационно-поисковую систему производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки РКК , экранные формы, регистрационные журналы. Журнальная форма рис. Документирование управленческой деятельности Порядок регистрации документов и учет граждан РФ в гостиницах Российской Федерации В том случае, если гость согласен с условиями проживания, формой и порядком оплаты в гостинице, регистратор просит предъявить документы, дающие право на размещение в гостинице.

Организация гостиничного дела Регистрация документов Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время, в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Обязательность регистрации документов предусмотрена в своде правил постановки делопроизводства на территории РФ — Государственной системе документационного обеспечения управления.

В ней указано, что Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Регистрация документов в организации Регистрационный номер является обязательным реквизитом любого организационно-распорядительного документа.

Общие требования к оформлению журналов регистрации документов. Твердая обложка для соблюдения сроков хранения. Клеевой переплет во избежание добавления или удаления листов в журнале. Сквозная нумерация листов журнала. Прошивка журнала. Наличие заверительной записи с указанием названия журнала, количества прошитых, пронумерованных листов цифрами и прописью , должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала.

Как формируется состав регистрационного номера входящих исходящих и внутренних документов

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

Согласно п. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя. Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено.

Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года.

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг? Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде.

Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:. Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем уполномоченным сотрудником.

Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию. Объем документооборота — это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение.

При этом различают три основных потока:. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных поступивших на исполнение внутренних документов.

Пункт 3. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. Прохождение в т. Дата поступления. Наименование корреспондента. Индекс и дата документа. Краткое содержание. Счет и акты за сентябрь. Счет, акты выполненных работ за сентябрь и акт сверки взаиморасчетов.

Ставить отметку штамп о поступлении на самом бухгалтерском документе не требуется. Подписка на почте Подписка в вашем городе. Регистрация документов строится на следующих основных правилах. Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды при создании или получении. Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.

Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании. Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Регистрация ведется в пределах календарного года. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления создания документа. Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты? Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?

Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте? Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с Как объяснить, что так делать недопустимо?

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.

Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации сразу по всем структурным подразделениям или в каждом подразделении должны быть свои журналы? Данный учет достигается разными способами: передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа; структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов; учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.

Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем.

Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер? Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от Скачать бесплатно демо-номер журнала.

Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет - шпаргалка делопроизводителя

Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация иностранной корреспонденции. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация придает документу юридическую силу. На основе регистрационных данных строятся учет документов, поиск и контроль исполнения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.

Служба ДОУ регистрирует не все документы. Документы специальных функциональных систем документации плановые, бухгалтерские, финансовые и др. В службе ДОУ на эти документы ставится лишь дата поступления. Служба разрабатывает перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях чаще всего помещается в приложении к инструкции по делопроизводству. Регистрация документа должна быть только однократной.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он не регистрируется повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. В инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти рекомендуется определить:. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.

Для отправляемых документов рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации. При этом, учитывается, что:. Организации необходимо установить структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

В инструкции по делопроизводству федерального орагана исполнительной власти рекомендуется предусмотреть:. В точном соответствии с действующими стандартами и правилами организация должна предусмотреть и отразить в инструкции по делопроизводству: порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции; структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов; порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений; место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов и порядок их хранения; порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.

В состав индекса могут дополнительно входить номера коды из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.

Порядковые регистрационные индексы номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Регистрационные индексы присваиваются входящим и внутренним документам в пределах календарного года. Отправку исходящих документов производит экспедиция федерального органа исполнительной власти. Экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату простая, заказная, международная и др.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну.

Документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации далее — высшие органы государственной власти , отправляются фельдъегерской связью или по системам межведомственного электронного документооборота.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение — исполнитель. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование при направлении документа более чем в 4 адреса — в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа , проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, телетайпограмм, телексов , факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного ведомственного электронного документооборота. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в службу ДОУ с указанием номера телефона-факса адресата. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля г.

Для регистрации документов используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки. Выбор регистрационной формы зависит от объема регистрируемых массивов документов.

Журнальная форма применяется при небольшом количестве регистрируемых документов. В организациях используются несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, некоторых видов документов.

Ведение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер. Современные средства оргтехники позволяют вести журнал на отдельных листах-бланках с одновременным вводом информации в компьютер.

Регистрационно-контрольные карточки позволяют вести оперативную информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации.

Карточки печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки предназначена для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и выполняет контрольную функцию. Карточки располагаются по фамилиям исполнителей, названиям структурных подразделений, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения карточки перемещаются из первой части картотеки во вторую, в соответствующие разделы и рубрики. Назначение второй части картотеки — поиск уже исполненных документов. Форма систематизации карточек: по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Формы регистрационного журнала и карточки не регламентируются, то есть порядок расположения их реквизитов определяется службой ДОУ. Комплекс регистрационных журналов и регистрационно- контрольных карточек составляет информационно-поисковую систему организации.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов про- граммным обеспечением. Состав показателей, которые должны быть введены в информационно-справочную систему, и правила заполнения показателей нормативно закреплены в ГСДОУ. Категории Авто. Предметы Авиадвигателестроения. Методы и средства измерений электрических величин. Современные фундаментальные и прикладные исследования в приборостроении.

Социально-философская проблематика. Теория автоматического регулирования. Управление современным производством. Основные вопросы темы. Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов Регистрационный индекс. Отправка корреспонденции. Регистрация документов как основа построения информационно- поисковых систем. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние. Формы источники права: понятие и виды. Юридические факты: понятие, признаки, функции, виды. Бокс, полубокс, боксированная палата в инфекционных отделениях.

Их устройство и нормативы площади и кубатуры на 1 взрослого и ребенка. Типовые задачи с решениями. Зависимость выпуска продукции от количества используемого труда отображается функцией:.

Основные закономерности психического развития. Теория естественного права. Вам не удастся внезапно стать сильным человеком; вы должны увеличивать свою силу всю свою жизнь.

Следовательно, регистрация преследует три цели:. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Стоит заметить, что он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября г.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.

Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, например такие, как документы об образовании, пропуска, трудовые книжки.

Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек РКК позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветные РКК используют редко. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов? Как регистрируются ответные документы?

Можно ли к регистрационным номерам добавлять буквенные обозначения? Как формируется регистрационный номер совместного документа? Где проставляются регистрационные номера на входящих документах?

Какие реквизиты включены в регистрационные формы? Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации и в чем их преимущества? Какие требования предъявляются к работникам, осуществляющим регистрацию? Обработка входящих документов В данной организации входящие документы проходят следующие этапы: 1. Прием документов.

Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции. Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации. Передача документа исполнителю. Контроль за исполнением документа. Исполнение документа. Подшивка документов в дело. Обработка исходящей документации Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов: 1.

Составление исполнителям проекта документа. Передача документа секретарю. Передача документа секретарем на подпись исполнителю. Простановка номера на документе. Регистрация документа. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания для документов, не подлежащих утверждению ; — утверждения для документов, подлежащих утверждению ; — заседания или принятия решения для протоколов ; — события для актов. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 декабря г. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Такие приказы всегда регистрируются в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, и их поиск не представляет никаких трудностей. Регистрационный индекс совместного документа, т.

Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость. Карточная форма Карточная система регистрации позволяет преодолеть данные недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Автоматизированная форма При этом наиболее рациональной на сегодняшний день будет автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию.

Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними.

Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии. Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство.

Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота. В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов. Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:. Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию. Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.

Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются — если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю. Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер.

Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя — он будет повторяться. Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп или делается запись от руки :.

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре он называется визовый проделывается все то же самое.

Приведенный штамп — самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие — количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации. Такая система индексации — вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама. Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

Главным моментом в организации документационного обслуживания будет рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационный номер индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

Довольно часто в нашу редакцию поступают письма с вопросами о том, каким образом следует присваивать номера письмам, приказам, протоколам и прочим документам, которые создаются в кадровом делопроизводстве компании. В связи с этим в данной статье расскажем, зачем нужно присваивать номера документам и как это правильно сделать, уделив особое внимание приказам.

В соответствии с п. Термины и определения" регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация документа в делопроизводстве имеет существенное значение например, присвоение номера индекса документу облегчает его поиск.

Но это не самая главная причина. Регистрация документа придает ему юридическую силу, так как фиксирует его создание или получение. Например , вы получаете письмо. Чтобы подтвердить данный факт, необходимо зарегистрировать письмо и присвоить ему входящий номер. Каждая компания самостоятельно разрабатывает приемлемую для себя систему регистрации документов и закрепляет ее в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству.

Основные правила сводятся к следующему:. То есть отдельно регистрируются входящие и исходящие письма, приказы по личному составу, акты и пр. Обратите внимание! Документы, поступившие в отдел кадров от секретаря офис-менеджера , повторно не регистрируются.

Кроме того, регистрация документов позволяет сохранять их. Если в регистрационной форме зарегистрировано приказов, то и при формировании дела их должно быть Иногда возникает вопрос о том, нужно ли регистрировать заявления работников, докладные и служебные записки, представления и иные подобные документы.

Да, нужно, ведь такие документы требуют исполнения и являются основанием для издания приказов. Однако в локальном акте о делопроизводстве можно закрепить перечень документов, которые не требуют регистрации. К ним относятся поздравительные письма, программы проведения семинаров и подобные документы, которые не требуют исполнения и ответа. Если в компании нет инструкции, такой список можно ввести в действие приказом руководителя.

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации, называется регистрационным индексом. Обычно для регистрации входящих документов используется штамп, который проставляется в правом верхнем нижнем углу документа, а исходящих - индекс, который указывается в заголовочной части документа.

Помните, что регистрационный индекс не может повторяться в течение года. Иногда в регистрационный индекс включают номер дела по номенклатуре. Например , приказу о приеме на работу может быть присвоен регистрационный номер к, где 92 - номер по порядку, а "к" - обозначение структурного подразделения кадры.

Отдельно остановимся на присвоении приказам регистрационных номеров. Во-первых, приказы по личному составу и по основной деятельности нужно регистрировать отдельно. Небольшие компании в основном так и делают: заводят два журнала, в одном из которых регистрируют все приказы, связанные с персоналом, а в другом - приказы по основной деятельности. Однако это не совсем правильно. В любом случае с началом нового календарного года регистрация приказов начинается с присвоения номера 1.

Дальнейшие приказы нумеруются по нарастающей. Отметим, что различные виды приказов по личному составу имеют разные сроки хранения, поэтому рекомендуем разделять их и, соответственно, добавлять в индекс приказа иные обозначения. Например , к приказам долгосрочного хранения 75 лет можно добавлять следующие буквенные индексы:. Если организация небольшая, ей следует завести три журнала регистрации приказов: для приказов по основной деятельности, для приказов по личному составу с длительным сроком хранения и для приказов по личному составу с кратковременным сроком хранения.

К сведению. Срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - пять лет п. В крупных компаниях эти индексы могут дополняться буквенным обозначением категории персонала например, "пр" - прием рабочего, "пс" - прием специалиста. Соответственно, на каждый вид приказа нужно завести отдельный журнал регистрации, и приказы также будут подшивать по каждой процедуре.

В настоящее время самой распространенной формой регистрации документов, в том числе приказов, является журнал, или книга. Это достаточно удобно, так как все сведения о регистрации систематизированы в одном нескольких журнале, из которого невозможно изъять данные или внести запись задним числом. И даже при наличии современных программных продуктов и все более распространяющегося электронного документооборота кадровики предпочитают именно журнальную форму регистрации.

Конечно, при такой форме регистрации может возникнуть трудность с поиском документа: если не знать дату или номер, придется пролистывать весь журнал.

Итак, журнал регистрации представляет собой книгу с разграфленными страницами. Он ведется до полного заполнения. На обложке каждого журнала регистрации необходимо указать наименование организации, заголовок, дату заведения дату окончания проставляют после полного заполнения журнала.

Приведем пример. Формы журналов книг регистрации разрабатываются работодателем самостоятельно. Например , журнал регистрации внутренних документов может выглядеть следующим образом. Однако формы некоторых регистрационных журналов приведены в нормативных актах.

В частности, Постановлением Минтруда России от Формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от Также работодатель обязан вести журнал, в котором регистрируется проведение всех видов инструктажей по охране труда.

Форма его не утверждена, но п. В любом случае журнал регистрации должен быть защищен от изъятия страниц или вложений. Для этого страницы нумеруются, а журнал прошивается.

На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с надписью о количестве листов в журнале с оттиском печати отдела кадров организации. Поэтому правила и порядок регистрации документов разрабатываются работодателем самостоятельно в локальном акте, которым утверждаются формы регистрации и порядок присвоения индексов документам.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом любого организационно-распорядительного документа. Регистрация документов осуществляется путем проставления на документе даты и регистрационного номера индекса с записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Цель регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта получения или отправки документа, обеспечение его учета, контроля и поиска.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

An error occurred.

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. В них указываются:. Внутренние документы часто регистрируются децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются.

Регистрация исходящих документов. Отправка документов. Регистрация и прохождение внутренних документов. Работа по подготовке материалов к заседаниям Правительства Российской Федерации.  Порядок образования регистрационных номеров при регистрации документов в СЭДО. Приложение N 24а. (к пп. , , ).  ДОКУМЕНТОВ В СЭДО. Тип регистрационной карточки документа.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Следовательно, регистрация преследует три цели:. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Регистрация документов: подход со всей ответственностью

Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация иностранной корреспонденции. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация придает документу юридическую силу.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Основные вопросы темы. 1. Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. quexualbecip

    Якщо так то кому залітись коли непускають і не дають білети в касі

  2. temulmatch

    Сасать им, а не налог! Я платить не буду, пошли они нахуй! И за свою машину глотку перегрызу, пусть только кто-то прикоснётся к ней!