+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как прошить документы

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Для того, чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет в налоговую или иную финансовую организацию, необходимо произвести прошивку документов. Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем. Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки.

В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки. Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами. Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила. Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть. Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то см. Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать — для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер. Для начала надо отметить местонахождение отверстий.

Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в см. Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие.

Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем. Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия.

Обычно расстояния между ними примерно в см. Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги. Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Иглы и нитки , чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг. Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается.

Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований. Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна. В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы.

Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг. Уважаемые партнеры! Обращаем Ваше внимание на изменения сроков обработки и доставки заказов в предпраздничные и праздничные дни. Цифровая техника. Товары для офиса. Ваш город Москва?

Да Нет. Контакты Доставка Оплата Магазины Госзакупка малого объема. Войти или Зарегистрироваться. Средства индивидуальной защиты. Офисная техника. Продукты питания. Бытовая техника. Хобби и творчество. Инструменты и ремонт. Спорт и отдых. Игры и игрушки. Подарки и праздник. Электротовары и освещение.

Дом и сад. Красота и здоровье. Товары по самым низким ценам! Гарантия цены. Товары бизнес-класса. Госзакупка малого объема. Горячие подарки подарков круглый год Успей купить выгодно Купи больше и сэкономь.

Подбор картриджей. Дезинфекция уборка. Главная Информация Обзоры Нитки да иголки: как правильно прошить документы — пошаговая инструкция. Нитки да иголки: как правильно прошить документы — пошаговая инструкция.

Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:. Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:. Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:. Хит продаж. Наличие на складе: На складе шт. Под заказ от 5 д. Наличие в магазинах. Благодаря этому мы можем предложить более низкие цены! От 3 шт. От 5 шт. Больше Меньше В корзину. Закажите не менее 2 шт. На складе шт.

Иглы для прошивки документов игла цыганская , комплект 25 шт. На складе 32 шт. Нужно больше? Под заказ со склада производителя от 2 шт. От 1 шт. Иглы для прошивки документов игла цыганская , комплект 10 шт.

Наличие на складе: На складе 48 шт. От 2 шт. Наличие на складе: На складе 15 шт. Наличие на складе: На складе 64 шт. Игла для прошивки документов, с кольцом для вывертывания , блистер, DW На складе 20 шт.

Закажите не менее 3 шт. От 20 шт. Наличие на складе: На складе 18 шт. На складе 36 шт.

Сшиваем документы правильно!

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья готовые образцы также представлены ниже.

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно. Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной. Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

На сегодняшний день не существует единого стандарта , который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже.

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами например, Министерством по налогам и сборам. Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности.

Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:. На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял ФИО и подпись. Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки оно не должно превышать 3 см. После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку ее кончик должен показаться из первого листа , оставив с тыльной стороны не менее 7 см. Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны. На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком. На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись. Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно. Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.

Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см. В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху с тыльной стороны , после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем с тыльной стороны в четвертую.

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник. Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга. Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям отступив от них не менее 2 см , одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку. Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:. Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке.

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов. Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами иногда римскими и начинаются с цифры 1 по возрастанию , причем опись не нумеруется.

Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4. Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии. Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение например, образец заполненного заявления , то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать.

В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква 16а, 17б…. В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново.

Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые. Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы.

Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает. Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа. И нужно ли туда вносить запись об установлении ненормированного рабочего дня. Как грамотно составить характеристику на работника. Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить.

Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер можно набрать в программе MS Word и распечатать размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле не только цифрами, но и прописью , об особенностях вложенных документов к примеру, некоторые из них могут быть повреждены , а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.

Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе. Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло канцелярский клей.

В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные. Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

Задайте вопрос в комментариях Отменить написание. Содержание 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве 1. Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать: приказы личного и общего состава, а также штатное расписание. Бухгалтера выполняют указанную процедуру с: авансовыми отчетами, накладными, счетами-фактурами, путевыми листами, кассовыми книгами, оборотными ведомостями, актами выполнения работ, а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна. В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат. Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях. Посмотрите как правильно заполнить трудовую книжку. Понравилась статья?

Поделитесь с друзьями в социальных сетях: Facebook. Табель учета рабочего времени: образец заполнения и чистый бланк. ВРИО как правильно нужно писать в документах. Характеристика на работника. Полная или частичная перепечатка материалов svoedelo-kak.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу. Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве. В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения.

Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков. Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись. Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:. Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа как у обычной книги примерно в см. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:. Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности. Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:. Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты. В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:. После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить.

Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов как цифрами, так и прописью. Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге. Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их например, руководителя. Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Исправления При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:. Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Читайте статью о том, как пишется врио в документах — большими или маленькими буквами и в каких случаях применяется такое сокращение. В каких случаях возможно увольнение работника по собственному желанию без отработки. Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:. Ой, прямо как у нас в канцелярии на фабрике. Так же начальник строго отвечает порой даже кричит на всех из-за этого. Не прошьёте, говорит, вовремя документы, не успеете к сроку, значит отчёт не сдадите.

А не сдадите, я найду причину для того чтобы наказать вас всех. Вот как на это реагировать. Хоть плачь, хоть кричи, хоть ругайся, хоть молчи. Реакции никакой. Как посмотрю, везде ситуация аховая. Беспредел полнейший творится. Хоть у кого-то есть нормальные дела на работе? Хоть воруйте, хоть подаяние просите, помогать всё равно администрация вам не станет. Вот так вот. Легко вам господа так рассуждать. Сотрудницы у нас на работе тоже так попробовали из-за отсутствия шпагата начальству на горло наступить.

И что толка от этого. Ответ был один и очень строгий. Сказали, что денег пока нет и не предвидится. Как хотите, так и выкручивайтесь.

Никто, уважаемые комментаторы, не имеет права вас заставить что-то покупать для предприятия на свои кровные и заработанные деньги, тем более приносить что-то из дома на работу. Это же ваши личные вещи, мало ли чего нет на работе. Завтра домашний компьютер заставят отдать или другие вещи, в том числе и упомянутые нитки и иголки.

Удивляюсь юридической безграмотности собравшихся тут. Хоть кто-нибудь свои должностные обязанности читал из вас? Не поймёт вас начальник, так это его проблемы. Как говорится, мы не рабы, чтобы всё на подносе руководству приносить. Легко рассуждать со стороны. Как говорят, чужую беду руками разведу.

А вот если начальник самодур и требования выдвигает невыполнимые, то попробуй, докажи ему что-нибудь. Всё равно не поймёт. Запомните раз и навсегда, на предприятии, в крупной организации или любом мелком предприятии работники и сотрудники не обязаны ничего приносить из своего дома для работы.

Это обязанности работодателя. На это отпускаются деньги. А то что начальники хотят экономить на этом, это не ваши заботы и проблемы. Только бездумные люди и безропотные могут из дома всё приносить. С начальством нужно лояльно разговаривать и принимать достойно его пусть и необоснованные требования. Так и в немилость попасть можно. Ну а что, вполне даже неплохие рекомендации. Основное, они умные и законные. Копию служебной записки не забудьте оставить себе на всякий случай.

Пусть открывают трудовое законодательство, если они забыли, что в нём написано. Не хотят, так им прокурор всегда напомнит. Предложение хорошее от Гордеева. Стоит над ним задуматься. Где-то подобное слышала, то ли подруга рассказывала, как они своего добились от начальства. Тут главное мотивация серьезная присутствует. Наказать точно за такое не накажут. Но на всякий случай рекомендую из собственного опыта: перед тем, как бастовать станете, предварительно напишите начальству служебную записку, в которой в мельчайших подробностях изложите суть проблемы.

Надо же у людей на работе какие проблемы ещё существуют. Даже не верится в подобное.

Зачастую сшивом и заверением занимаются не только документоведы или секретари, но и бухгалтеры, юристы, работники отдела кадров и др. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом.

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. В большинстве организаций его делают 30 мм. Если оно 30 мм, то потом листы сшива можно будет прочесть. ГОСТ Р 7. Организационно-распорядительная документация. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:. Содержание заверительной надписи на сшиве многостраничного оригинала четко не регламентировано, мы тут скорее следуем сложившейся практике.

Заверительная надпись на сшиве обычно включает в себя: указание на количество прошитых листов именно листов, не страниц числом и прописью в скобках с большой или строчной буквы ; должность, подпись и Ф. Другой пример с оригиналами документов — акты и протоколы.

Сшиваться вместе может оригинал документа со своими приложениями. В этом случае принято нумеровать отдельно страницы у основного документа и каждого его приложения. Пример 4. Пример 5. Печать стала необязательным атрибутом юрлица. Но установить точный номер дела по номенклатуре можно не у всех документов. Так, не всегда в делах хранятся трудовые книжки. В таких ситуациях допускается не указывать конкретный номер дела, но остальную часть фразы лучше написать — см. Пример 8. Но есть исключения для отдельных видов документов.

Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома части. Каждый том часть прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.

Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома части в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой , его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов арабскими цифрами и прописью и дату.

Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления реквизиты требования о представлении документов информации — дата и номер требования , общее количество листов документов.

Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов. Но эти элементы лучше вставлять в отметку о заверении копии в силу ГОСТ. Нормативных правовых актов, которые вводят особые требования к прошивке и заверению копий документов для представления в суды или правоохранительные органы, нет. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех.

Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает. Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно.

Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. Примеры 12 и Пример Фрагмент Инструкции по делопроизводству о работниках, наделенных правом заверять копии документов.

Подтвердить полномочия можно: предъявив оригинал доверенности по запросу или сразу приложить копию доверенности, предварительно заверенную руководителем компании. Тут возникает еще один вопрос — ставить ли на отметку о заверении копии печать вашей организации? Кстати, оттиск печати теперь принято ставить так, чтобы он не закрывал личный росчерк.

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью! В пункте 5. Или все-таки надо, но на какой-то части документов? Тогда где надо ставить и на основании чего? Устав нашей организации утверждается Правительством РФ, соответственно, оригинал документа хранится там, по факту у нас — копия. Как заверить электронную копию бумажного оригинала? Часто в службу делопроизводства обращаются за предоставлением заверенных копий документов.

В этом случае мы сверяем электронный и бумажный вариант, распечатываем документ с электронного носителя. Специалист, в обязанности которого включены полномочия по заверению документов, ставит штамп и свою подпись. Но в последнее время участились случаи, когда просят сделать копию с бумажного носителя и заверить ее.

Поэтому возникли вопросы: — Должна ли копия документа, требующая заверения, содержать личную подпись руководителя ее копию? Конечно, у нас есть техника, позволяющая снять копию с подписанного бумажного оригинала. Но стоит ли это делать? Объясняем, что считать подлинником приказа, а что его копией. Что называют оригиналом и первым экземпляром документа. Почему количество подлинников приказа должно равняться числу его авторов.

Показан пример совместного приказа. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Развитие. Навигатор тем:. Номенклатура дел: составляем правильно. Номенклатура дел сроки по новому Перечню. Документы АО. Протокол: оформляем и контролируем. Приказ: все тонкости оформления.

Ответственность за подделку, или Кто подпишет? Передача документов при ликвидации и банкротстве. Дистанционная работа. Навигатор тем: Номенклатура дел: составляем правильно. Главная Делопроизводство и архив Оформление документов. Как прошить и заверить оригиналы и копии документов. Ефанова Екатерина. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам — показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству.

Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур, kontur. Пример 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 3 прокола. Пример 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 2 прокола. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Документы длительных свыше 10 лет сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Связанный материал. Изменение в правилах заверения копии? Как заверить копию, чтобы в ней не было подписи руководителя? Пример 3. Какое число листов указывать в надписи на сшиве.

Как жить без печати? Пример 6. Отметка о заверении копии для ее использования внутри организации. Пример 7. Отметка о заверении копии для ее представления во внешнюю среду организации.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция 13 октября Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция 13 октября Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы.

Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией. Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза. Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо.

Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов. Войти на сайт. Регистрация Восстановить пароль.

Как сшивать документы

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов. Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур.

Зачастую сшивом и заверением занимаются не только документоведы или секретари, но и бухгалтеры, юристы, работники отдела кадров и др. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом.

Как правильно подшивать документы?

В трудовом законодательстве нет установленных регламентов или правил для сшивания документации с помощью ниток. Соответствующие рекомендации можно обнаружить только в Приказе Росархива под номером 76, изданном в декабре года, а также в специальном ГОСТе Р Эти правила достаточно простые, но их соблюдение необходимо для избегания возможных проблем у сотрудников кадрового отдела и архива предприятий, учреждений и организаций. Многостраничные документы обычно заверяются подписями ответственных лиц и печатями организаций или предприятий, а затем сшиваются и передаются в архив. Подобное хранение требуется для всех документов , содержащих несколько оформленных страниц. Прошивка позволяет избежать случайной потери ценных бумаг, а также облегчает поиск документов для сотрудников архива или кадрового отдела. Иногда документы необходимо предъявить проверяющим органам или сделать их копии.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем. Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки. Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

Показываем, как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись на сшиве оригинала, копии, многостороннего документа. Приказ и доверенность для делегирования права заверения копий.  На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола).

Как правильно прошить документ по ГОСТу

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Василиса

    Но одно не понятно? Если правительство бьет себя пяткой в грудь что мы Европа, то почему вообще нужно растомаживать авто?

  2. Станислава

    Кратко ,четко и ясно . Спасибо

  3. dirate

    Закон для народа? Всё во благо народа? Да неужели?

  4. Мира

    Никаких преступлений я не совершал и идите на. со своей 51 нужно в граните выбить золотыми буквами))))

  5. nierequan

    А у вас с супругой брачный контракт есть, если не секрет?